Notariat nachvollziehbar führen: UVZ, Fristen, GoBD

Ein Notariat steht und fällt mit der Verlässlichkeit seiner Aufzeichnungen. Das elektronische Urkundenverzeichnis, eine lückenlose Fristenkontrolle und eine GoBD-konforme Buchführung sind keine Kür, sondern gesetzliche Pflicht. Wer hier auf gewachsene Insellösungen oder Papierprozesse setzt, riskiert Aufsichtsbeanstandungen und im schlimmsten Fall Haftung. Dieser Beitrag zeigt, welche rechtlichen Anforderungen an eine nachvollziehbare Kanzleiführung gelten und wie eine spezialisierte Notariatssoftware wie NotData diese Anforderungen im Tagesgeschäft trägt.

Von der Urkundenrolle zum elektronischen Urkundenverzeichnis

Die klassische Urkundenrolle aus Papier hat ausgedient. Seit 2022 verwahren Notarinnen und Notare ihre Urkunden immer auch elektronisch. Die Bundesnotarkammer betreibt dafür als Urkundenarchivbehörde ein zentrales elektronisches Archiv, das den Notaren die Führung der elektronischen Urkundensammlung, des Urkundenverzeichnisses und des Verwahrungsverzeichnisses ermöglicht (§ 78h BNotO).

An die Stelle der bisherigen Bücher treten damit zwei elektronische Verzeichnisse (§ 1 NotAktVV) und die Urkundensammlung:

• Das Urkundenverzeichnis dokumentiert die Beurkundungs- und Beglaubigungstätigkeit (§ 7 NotAktVV) und löst die frühere Urkundenrolle, das Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und das Erbvertragsverzeichnis ab. Massenbuch und Verwahrungsbuch sind dagegen nicht hier, sondern im Verwahrungsverzeichnis aufgegangen (§§ 21 ff. NotAktVV).
• Das Verwahrungsverzeichnis erfasst die notarielle Verwahrung von Geld und Wertgegenständen.
• Die elektronische Urkundensammlung nimmt die elektronischen Urschriften und Vermerke auf.

Diese Umstellung ist mehr als ein Formatwechsel. Sie verlangt, dass jeder Eintrag korrekt, vollständig und im richtigen Zeitpunkt erfolgt und dass die einmal erfassten Daten nachträglich nicht spurlos verändert werden können. Genau hier setzt der Begriff der Nachvollziehbarkeit an.

Was Nachvollziehbarkeit im Notariat konkret bedeutet

Nachvollziehbarkeit ist kein Marketingbegriff, sondern lässt sich an klaren gesetzlichen Vorgaben festmachen. Für das zentrale elektronische Archiv schreibt das Gesetz vor, dass die Verfügbarkeit, die Integrität, die Authentizität, die Vertraulichkeit und die Transparenz der Daten des Urkundenverzeichnisses, des Verwahrungsverzeichnisses und der verwahrten Dokumente für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein müssen (§ 78h BNotO).

Diese fünf Eigenschaften lassen sich in der Praxis auf vier Grundprinzipien herunterbrechen:

Das Prinzip der Unveränderbarkeit ist kein Sonderrecht des Notariats. Es findet sich in vergleichbarer Form auch im Steuerrecht. Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Wer beide Welten zusammendenkt, erkennt: Eine Kanzleisoftware, die Einträge einfach überschreiben lässt, ist im Notariat nicht tragfähig.

Lange Aufbewahrungsfristen verlangen verlässliche Technik

Die Anforderung, Daten über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar zu halten, wiegt im Notariat besonders schwer, denn die Fristen sind außerordentlich lang. Das von der Bundesnotarkammer errichtete Elektronische Urkundenarchiv ist nach deren eigener Darstellung als technische Infrastruktur darauf ausgelegt, die sichere Aufbewahrung der Urkunden für 100 Jahre zu ermöglichen (Bundesnotarkammer).

Hinzu kommt: Wird ein Notaramt beendet oder verlegt, regelt die Landesjustizverwaltung die Abgabe von Akten und Verzeichnissen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, an ein öffentliches Archiv (§ 51 BNotO). Die Aufzeichnungen müssen also auch nach dem Ende der aktiven Tätigkeit übergabefähig und vollständig sein.

Parallel gelten für den kaufmännischen Teil der Kanzlei die steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, die sonstigen steuerlich relevanten Unterlagen sechs Jahre (§ 147 AO). Eine gute Notariatssoftware bildet beide Fristenwelten ab, ohne dass das Team einzelne Fristen im Kopf behalten muss.

Wie NotData die nachvollziehbare Kanzleiführung trägt

NotData ist auf die organisatorischen Pflichten des deutschen Notariats zugeschnitten. Die Software führt das Tagesgeschäft so, dass die genannten Grundprinzipien nicht von der Disziplin einzelner Mitarbeiter abhängen, sondern strukturell abgesichert sind.

Lückenlose Vorgangsführung statt freier Tabellen

Jeder Beurkundungs- und Beglaubigungsvorgang wird strukturiert erfasst und mit der zugehörigen Akte verknüpft. Die laufende Erfassung folgt einem festen Schema, sodass keine Vorgänge zwischen Notizzetteln und Tabellenblättern verloren gehen. Das schafft die Grundlage für ein vollständiges und geordnetes Verzeichnis, wie es § 35 Abs. 1 BNotO verlangt.

Nachvollziehbare Änderungshistorie

Korrekturen werden nicht durch stilles Überschreiben erledigt. Änderungen bleiben als dokumentierte Vorgänge nachvollziehbar, mit Zeitpunkt und Bearbeiter. Damit zahlt NotData direkt auf die geforderte Integrität und Authentizität der Daten ein und folgt demselben Gedanken, den auch § 146 Abs. 4 AO für die Buchführung vorgibt.

Fristenkontrolle als zentrales Nervensystem

Fristen aus laufenden Vorgängen, aus der Verwahrung und aus der kaufmännischen Buchhaltung laufen in einer übersichtlichen Fristenverwaltung zusammen. Termine werden frühzeitig sichtbar, Verantwortlichkeiten sind klar zugeordnet, und nichts verschwindet in einem stillen Posteingang. Wer aus dem anwaltlichen Bereich kommt, kennt das Prinzip aus dem Fristenmanagement: Die saubere technische Kontrolle ist die beste Vorsorge gegen Haftungsfälle.

GoBD-konforme Buchhaltung neben dem notariellen Kerngeschäft

Die kaufmännische Seite der Kanzlei wird so geführt, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und die GoBD als Verwaltungsanweisung des BMF eingehalten werden. Belege bleiben unveränderbar zugeordnet, Fristen nach § 147 AO werden mitgeführt, und Auswertungen sind nachvollziehbar. Wie diese Grundsätze im Detail funktionieren, vertieft unser Ratgeber zur GoBD und Nachvollziehbarkeit.

Vertraulichkeit als Architekturprinzip

Die notarielle Verschwiegenheitspflicht erstreckt sich auf alles, was dem Notar bei Ausübung seines Amtes bekannt geworden ist, und sie bleibt auch nach dem Erlöschen des Amtes bestehen (§ 18 BNotO). NotData unterstützt dies durch klare Zugriffsrechte und ein Hosting in Deutschland. Welche Rolle der Hosting-Standort für die Vertraulichkeit spielt, behandelt unser Ratgeber zur DSGVO und Hosting in Deutschland.

Checkliste: Ist Ihre Notariatsführung nachvollziehbar aufgestellt?

• Werden alle Vorgänge nach einem festen Schema erfasst, oder existieren parallele freie Tabellen und Notizen?
• Sind nachträgliche Änderungen mit Zeitpunkt und Bearbeiter nachvollziehbar dokumentiert?
• Laufen Fristen aus Kerngeschäft, Verwahrung und Buchhaltung an einer Stelle zusammen?
• Sind die steuerlichen Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO technisch hinterlegt?
• Bleiben Daten und Dokumente über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar und übergabefähig?
• Ist der Zugriff auf vertrauliche Daten nach dem Grundsatz der Verschwiegenheit beschränkt?
• Liegen die Daten bei einem Hosting in Deutschland?

Wer mehrere dieser Punkte nicht klar mit Ja beantworten kann, sollte die eingesetzte Lösung prüfen. Eine strukturierte Gegenüberstellung verschiedener Systeme bietet unser Vergleich von Notariatssoftware.

Beurkundung, Niederschrift und elektronische Urkundensammlung

Die nachvollziehbare Verwaltung beginnt nicht erst beim Eintrag in das Verzeichnis, sondern bei der Beurkundung selbst. Bei der Beurkundung von Willenserklärungen muss eine Niederschrift über die Verhandlung aufgenommen werden (§ 8 BeurkG). Diese Urschriften werden in der elektronischen Urkundensammlung verwahrt (§ 45 BeurkG).

Für die Kanzlei bedeutet das einen durchgehenden Prozess: von der Erstellung der Niederschrift über die Erfassung im Urkundenverzeichnis bis zur Verwahrung. Brüche zwischen diesen Schritten sind die häufigste Quelle für Lücken und Inkonsistenzen. NotData hält diesen Ablauf zusammen, sodass die Zuordnung von Urkunde, Verzeichniseintrag und Akte durchgängig nachvollziehbar bleibt.

Fazit

Nachvollziehbarkeit im Notariat ist die Summe vieler kleiner, technisch abgesicherter Schritte: vollständige Vorgangsführung, nachvollziehbare Änderungen, beherrschte Fristen und eine GoBD-konforme Buchhaltung, alles über sehr lange Aufbewahrungszeiträume hinweg. Die gesetzlichen Vorgaben aus BNotO, BeurkG und AO geben den Rahmen vor. Eine spezialisierte Notariatssoftware wie NotData übersetzt diesen Rahmen in einen Arbeitsalltag, in dem die Pflichterfüllung nicht von der Tagesform abhängt, sondern strukturell mitläuft.

Quellen

• § 78h BNotO, Elektronisches Urkundenarchiv (gesetze-im-internet.de)
• § 51 BNotO (gesetze-im-internet.de)
• § 18 BNotO, Verschwiegenheitspflicht (gesetze-im-internet.de)
• § 8 BeurkG, Niederschrift (gesetze-im-internet.de)
• § 45 BeurkG, elektronische Urkundensammlung (gesetze-im-internet.de)
• § 146 AO, Unveränderbarkeit (gesetze-im-internet.de)
• § 147 AO, Aufbewahrungsfristen (gesetze-im-internet.de)
• Bundesnotarkammer, Elektronisches Urkundenarchiv

Stand: Juni 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die geltenden Gesetze und die Praxis der zuständigen Stellen.