Zeiterfassung im Homeoffice und beim mobilen Arbeiten

Die Pflicht, Arbeitszeiten zu erfassen, knüpft an das Beschäftigungsverhältnis und die geleistete Arbeitszeit an, nicht an den physischen Ort. Ob im Büro, am heimischen Schreibtisch oder unterwegs gearbeitet wird, ändert daran nichts.

Das bedeutet konkret:

• Homeoffice ist kein erfassungsfreier Raum. Auch Arbeit von zu Hause gehört dokumentiert.
• Mobiles Arbeiten zählt ebenso. Tätigkeiten unterwegs, beim Kunden oder im Coworking-Space fallen unter dieselben Grundsätze.
• Beginn, Ende und Pausen sollten nachvollziehbar abgebildet sein, damit gesetzliche Höchstgrenzen und Ruhezeiten überhaupt überprüfbar bleiben.

Die genaue Ausgestaltung der Pflicht und etwaige Übergangsregelungen hängen von der jeweils geltenden Rechtslage ab, die sich weiterentwickelt. Im Zweifel sollte die aktuelle Fassung der einschlägigen Vorschriften herangezogen werden.

Weiterlesen: Zeiterfassungspflicht in Deutschland: rechtlicher Stand und praktische Umsetzung

Ein häufiges Missverständnis lautet: Wer Vertrauensarbeitszeit eingeführt hat, müsse oder dürfe keine Zeiten erfassen. Das trifft so nicht zu. Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung sind zwei verschiedene Ebenen.

• Vertrauensarbeitszeit betrifft die Frage, wie frei Beschäftigte über Lage und Verteilung ihrer Arbeitszeit entscheiden, also wann sie arbeiten.
• Zeiterfassung betrifft die Frage, ob und in welchem Umfang dokumentiert wird, dass gearbeitet wurde.

Beides lässt sich verbinden: Mitarbeitende behalten ihre zeitliche Flexibilität, halten aber die geleisteten Zeiten fest. Häufig geschieht das durch eine einfache, selbst vorgenommene Erfassung. Wichtig ist, dass die Aufzeichnung verlässlich und nachvollziehbar ist und nicht, dass jemand permanent kontrolliert wird.

Sobald Arbeitszeiten außerhalb des Büros erfasst werden, kommen schnell weitere Daten ins Spiel, etwa Standortangaben, Gerätekennungen oder Zeitstempel von privaten Endgeräten. Hier gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit: Es sollte nur erhoben werden, was für die Zeiterfassung tatsächlich erforderlich ist.

Empfehlenswerte Leitlinien:

• Zweckbindung: Erfasste Daten dienen der Arbeitszeitdokumentation, nicht der lückenlosen Verhaltens- oder Leistungskontrolle.
• Standortdaten zurückhaltend einsetzen: Eine genaue Ortung ist für die reine Zeiterfassung in der Regel nicht nötig. Oft genügt die Information, dass es sich um Homeoffice oder mobiles Arbeiten handelt.
• Transparenz: Beschäftigte sollten wissen, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden.
• Zugriffsbeschränkung und Aufbewahrung: Nur berechtigte Personen sollten Einsicht haben, und Daten sollten nicht länger als nötig vorgehalten werden.

Wo personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind die Vorgaben der DSGVO und des Datenschutzrechts einzuhalten. Die konkrete Bewertung hängt vom Einzelfall ab.

Außerhalb des Büros fehlt die unmittelbare Sichtbarkeit. Damit eine Erfassung dennoch belastbar bleibt, sollten Aufzeichnungen gegen nachträgliche unbemerkte Änderungen geschützt sein.

Bewährte Prinzipien:

• Nachvollziehbarkeit: Änderungen an Zeiteinträgen sollten dokumentiert werden, sodass erkennbar bleibt, wer wann was angepasst hat.
• Plausibilität: Auffällige Muster, etwa Buchungen außerhalb realistischer Arbeitszeiten, lassen sich kennzeichnen.
• Klare Verantwortlichkeiten: Korrekturen sollten geregelt ablaufen, etwa mit Begründung und gegebenenfalls Freigabe.

Es geht dabei nicht um Misstrauen gegenüber Mitarbeitenden, sondern darum, dass die Aufzeichnungen für beide Seiten verlässlich sind und im Streitfall Bestand haben.

Gibt es einen Betriebsrat, kann eine Betriebsvereinbarung den Rahmen für Homeoffice und Zeiterfassung verbindlich festlegen. Sie schafft Klarheit und Akzeptanz, weil Regeln gemeinsam vereinbart werden.

Typische Regelungsinhalte können sein:

• Art und Umfang der Erfassung: Welche Zeiten werden wie festgehalten.
• Datenschutz: Welche Daten erhoben werden und wer Zugriff hat.
• Erreichbarkeit und Ruhezeiten: Wie Vertrauensarbeitszeit und Schutzvorschriften zusammenspielen.
• Umgang mit Korrekturen und mit technischen Hilfsmitteln.

Auch ohne Betriebsrat ist es sinnvoll, die Spielregeln schriftlich festzuhalten, etwa in einer Richtlinie oder im Arbeitsvertrag, damit alle Beteiligten dieselben Erwartungen haben.

Damit Zeiterfassung im Homeoffice funktioniert, sollte sie einfach, ortsunabhängig und in den Arbeitsablauf integriert sein. Bewährt hat sich ein pragmatisches Vorgehen:

• Niedrige Hürde: Erfassung per Browser oder mobilem Gerät, ohne zusätzliche Wege.
• Homeoffice kennzeichnen: Eine einfache Markierung, ob im Büro, im Homeoffice oder mobil gearbeitet wurde, schafft Übersicht ohne Überwachung.
• Pausen und Ruhezeiten sichtbar machen: So lassen sich gesetzliche Grenzen leichter einhalten.
• Klare Korrekturwege: Vergessene Buchungen sollten unkompliziert und nachvollziehbar nachgetragen werden können.
• Schulung und Kommunikation: Wenn alle wissen, warum und wie erfasst wird, steigt die Akzeptanz.

Am Markt gibt es verschiedene etablierte Lösungen für mobile Zeiterfassung. Es empfiehlt sich, Anbieter anhand der für Sie wichtigen Kriterien, etwa Datenschutz, Bedienbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Aufzeichnungen, selbst zu prüfen und zu vergleichen.

ClockData von Web4Data unterstützt ortsunabhängiges Arbeiten mit einer mobilen, browserbasierten Zeiterfassung. Beschäftigte können Beginn, Ende und Pausen unabhängig vom Standort erfassen, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

• Mobile, ortsunabhängige Erfassung, die ohne festen Arbeitsplatz auskommt.
• Kennzeichnung von Homeoffice-Zeiten, sodass der Arbeitsort einfach dokumentiert ist, ohne dass eine Ortung erforderlich wäre.
• Lückenlos geführte Aufzeichnung, bei der Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Der Betrieb erfolgt mit Hosting in Deutschland. So lässt sich Vertrauensarbeitszeit mit einer verlässlichen, datensparsamen Dokumentation verbinden, ohne Mitarbeitende zu überwachen.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die konkrete Bewertung von Erfassungspflichten, Datenschutz und betrieblichen Regelungen hängt vom Einzelfall ab. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an fachkundige Beratung.