Bürogemeinschaft: gemeinsam organisiert, getrennt verschwiegen

Anders als in einer Berufsausübungsgesellschaft werden in der Bürogemeinschaft keine Mandate gemeinsam geführt. Jede Kanzlei hat ihre eigenen Mandanten, Akten, Fristen und Rechnungen. Gemeinsam sind nur Infrastruktur und gegebenenfalls Personal.

Daraus folgt eine Grundregel für die Organisation: Alles, was ein Mandat betrifft, bleibt bei der Kanzlei, die es führt. Geteilt wird nur, was kein Mandatsbezug hat, etwa Räume, Telefonanlage oder Büromaterial.

• Die Verschwiegenheitspflicht nach § 43a Abs. 2 BRAO gilt gegenüber jedem Dritten, also auch gegenüber den anderen Mitgliedern der Bürogemeinschaft.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für mehrere Kanzleien tätig sind, sind zur Verschwiegenheit zu verpflichten und sollten nur die Akten der Kanzlei sehen, für die sie gerade arbeiten.
• Gemeinsame Ablagen, Postfächer und Laufwerke sind eine typische Schwachstelle: Ein gemeinsamer Ordner für eingehende Post macht Mandatsdaten für alle sichtbar.

Briefbogen, Kanzleischild und Website sollten erkennen lassen, dass es sich um getrennte Kanzleien handelt. Erweckt der gemeinsame Auftritt den Eindruck einer gemeinsamen Kanzlei, kann eine Haftung nach Rechtsscheingrundsätzen drohen. Jede Kanzlei braucht deshalb ihren eigenen Briefkopf und eigene Vorlagen, auch wenn dieselbe Software genutzt wird.

• Getrennte Datenbestände je Kanzlei: nicht nur Rechte innerhalb einer gemeinsamen Datenbank, sondern getrennte Datenhaltung.
• Ein Zugang, mehrere Kanzleien: Wer für mehrere Kanzleien arbeitet, wechselt bewusst zwischen ihnen und sieht immer nur die Daten der gerade gewählten.
• Nachvollziehbarkeit: Wechsel zwischen den Kanzleien und Zugriffe sollten protokolliert werden.
• Eigener Briefkopf und eigene Vorlagen je Kanzlei.
• Eigene Fristen, Abrechnung und Konfliktprüfung je Kanzlei.

In JuristData hat jede Kanzlei eine eigene, logisch getrennte Datenbank mit eigenen Akten, Fristen, Vorlagen und eigenem Briefkopf. Ein Benutzer kann mehreren Kanzleien angehören, etwa eine Mitarbeiterin des gemeinsamen Sekretariats. Beim Wechsel prüft der Server, ob die Zugehörigkeit besteht, verbindet neu mit der Datenbank der gewählten Kanzlei und erneuert die Sitzung; jeder Wechsel wird in einem manipulationserkennbaren Protokoll festgehalten.

Innerhalb einer Kanzlei ist die Mandatstrennung ab Werk eingeschaltet. Gehostet wird in Deutschland. Für Rechtsanwaltskanzleien, die JuristData von Anfang an mitgestalten möchten, gibt es den JuristData-Pilot 2027.

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