Kanzleigründung: Abläufe von Anfang an festlegen, statt sie später zu reparieren

In etablierten Kanzleien entstehen Abläufe oft nebenbei: Jemand legt eine Liste an, eine Vorlage wird kopiert und angepasst, eine Ausnahme wird zur Regel. Später lässt sich das nur mühsam ändern. Wer neu beginnt, kann dagegen entscheiden, wie ein Mandat angenommen, eine Frist notiert oder eine Rechnung erstellt wird, und diese Entscheidung einmal festhalten.

Das zahlt sich vor allem dann aus, wenn die Kanzlei wächst: Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten nach denselben Schritten, und die Vertretung findet sich zurecht.

• Berufshaftpflichtversicherung: Die Mindestversicherungssumme beträgt für die einzelne Rechtsanwältin und den einzelnen Rechtsanwalt 250.000 € für jeden Versicherungsfall (§ 51 BRAO). Für Berufsausübungsgesellschaften gelten eigene Regeln, teils mit höheren Mindestsummen.
• beA: Mit der Zulassung wird das besondere elektronische Anwaltspostfach eingerichtet; zugestellte Dokumente müssen zur Kenntnis genommen werden (§ 31a Abs. 6 BRAO), Schriftsätze an Gerichte sind elektronisch einzureichen (§ 130d ZPO).
• Fristenkontrolle: Die Kanzlei muss organisatorisch sicherstellen, dass Fristen zuverlässig notiert und überwacht werden.
• Handakten: Sie sind grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren (§ 50 Abs. 1 BRAO).
• Geldwäschegesetz: Bei bestimmten Geschäften, etwa der Mitwirkung an Immobilien- oder Gesellschaftstransaktionen, sind Anwältinnen und Anwälte Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG, mit Pflichten zur Identifizierung und Dokumentation.
• Datenschutz: Informationspflichten gegenüber Mandanten (Art. 13 DSGVO), Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Verträge mit Dienstleistern.

1. Mandatsannahme: Konfliktprüfung, Identifizierung wo das Geldwäschegesetz greift, Vollmacht, Vergütungsvereinbarung, Datenschutzinformation, Anlage der Akte.
2. Posteingang: Wer sieht eingehende Post zuerst, wie wird sie der Akte zugeordnet, wer notiert daraus folgende Fristen?
3. Fristen und Wiedervorlagen: Berechnung ab Zustellung, Vorfristen, Kontrolle durch eine zweite Person, Vertretung bei Abwesenheit.
4. Schriftverkehr: einheitliche Vorlagen für wiederkehrende Schreiben mit Briefkopf, Platzhaltern für Akten- und Mandantendaten und festen Textbausteinen.
5. Abrechnung: Zeiterfassung oder RVG-Abrechnung, Vorschüsse, Rechnungsstellung und Mahnwesen.

Für jeden Ablauf lohnt es sich, die Schritte, die Verantwortlichen und die Ausnahmen einmal aufzuschreiben, bevor sie in einer Software abgebildet werden.

In einer Bürogemeinschaft teilen sich Berufsträger Räume, Personal oder Technik, führen ihre Mandate aber getrennt. Die Verschwiegenheit gilt auch gegenüber den Kolleginnen und Kollegen im selben Büro. Wer gemeinsam Software nutzt, sollte deshalb von Beginn an klären, wer welche Akten sehen darf und wie die Daten der einzelnen Kanzleien getrennt bleiben.

Für neue Berufsausübungsgesellschaften stellt sich die umgekehrte Frage: Wie werden Mandate, Fristen und Abrechnung gemeinsam geführt, und wie lassen sich Interessenkollisionen innerhalb der Gesellschaft zuverlässig erkennen?

• Kein eigener Server: Betrieb im Rechenzentrum, damit die Technik nicht zur Gründungsaufgabe wird.
• Abläufe abbilden statt nur verwalten: Schritte, Verantwortliche, Fristen und Freigaben als festgelegter Ablauf, der bei jedem Mandat gleich läuft.
• Vorlagen aus Bausteinen: Briefkopf, Platzhalter und Textbausteine einmal anlegen und überall verwenden.
• Mitwachsen: Weitere Berufsträger und Mitarbeiter hinzufügen, ohne das System zu wechseln.
• Trennung: getrennte Datenhaltung je Kanzlei und Mandatstrennung innerhalb der Kanzlei.
• Datenexport: damit die Entscheidung von heute keine Bindung für immer ist.

JuristData läuft im Browser und wird in Deutschland gehostet, je Kanzlei mit eigener, logisch getrennter Datenbank; die Mandatstrennung innerhalb der Kanzlei ist ab Werk eingeschaltet. Akten mit Konfliktprüfung, Fristen mit Vier-Augen-Prüfung, Posteingang mit Zuordnung zur Akte und Zeiterfassung mit RVG-Rechner sind in der Software vorhanden.

Für Schriftverkehr gibt es einen Vorlagen-Baukasten: Briefkopf, Platzhalter für Akten- und Mandantendaten und Textbausteine werden einmal angelegt und in Schriftsätzen und Serienbriefen verwendet. Abläufe wie die Mandatsannahme lassen sich mit dem Prozess-Baukasten (Workflows und Automatisierung) als feste Schrittfolge mit Aufgaben, Fristen, Freigaben und erzeugten Dokumenten abbilden. Der Prozess-Baukasten ist ab der Stufe Kanzlei Plus enthalten und in den kleineren Stufen zubuchbar; die Einzelheiten stehen unter Preise.

Für Rechtsanwaltskanzleien, die JuristData von Anfang an mitgestalten möchten, gibt es den JuristData-Pilot 2027: 3–5 Plätze, drei Monate kostenlos, Einrichtung durch uns, Start Mitte Januar 2027.

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