KI in der Kanzleisoftware: Verschwiegenheit, Datenschutz und die richtigen Fragen

Wer Mandatsdaten an einen externen Dienst übergibt, offenbart sie einem Dritten. § 203 StGB stellt die unbefugte Offenbarung fremder Geheimnisse unter Strafe. Zulässig ist die Einbindung von Dienstleistern nur unter Voraussetzungen, die § 43e BRAO näher regelt:

• Die Offenbarung muss für die Inanspruchnahme der Dienstleistung erforderlich sein.
• Der Dienstleister ist in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten.
• Wird die Dienstleistung im Ausland erbracht, ist sie nur zulässig, wenn der dortige Schutz der Geheimnisse dem Schutz im Inland vergleichbar ist (§ 43e Abs. 4 BRAO).

Bei KI-Diensten großer Anbieter kommt die Frage hinzu, ob Eingaben gespeichert oder zum Training verwendet werden.

Personenbezogene Daten in Schriftsätzen, Diktaten und E-Mails fallen unter die DSGVO. Verarbeitet ein KI-Anbieter sie im Auftrag der Kanzlei, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Werden Daten in ein Land außerhalb der EU übermittelt, gelten zusätzlich die Regeln für Drittlandübermittlungen (Art. 44 ff. DSGVO).

Am einfachsten wird die Prüfung, wenn die Daten die eigene Infrastruktur des Kanzleisoftware-Anbieters in Deutschland gar nicht erst verlassen.

Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Art. 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689, dass Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, damit ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Für die Kanzlei heißt das praktisch: Wer KI-Funktionen nutzt, sollte wissen, was sie können, wo ihre Grenzen liegen und wie Ergebnisse zu prüfen sind.

Unabhängig davon bleibt die Verantwortung für jeden Schriftsatz beim Berufsträger. KI-Ergebnisse sind Entwürfe und Vorschläge, keine geprüften Aussagen.

• Wo läuft das KI-Modell: auf eigenen Servern des Anbieters, bei einem Unterauftragnehmer oder bei einem großen KI-Anbieter?
• In welchem Land werden die Daten verarbeitet?
• Werden Eingaben gespeichert, protokolliert oder zum Training verwendet?
• Ist der Anbieter nach § 43e BRAO zur Verschwiegenheit verpflichtet, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
• Lassen sich KI-Funktionen für die ganze Kanzlei abschalten?
• Ist erkennbar, welche Inhalte von einer KI vorgeschlagen wurden?

JuristData von Web4Data betreibt seine KI-Funktionen auf eigenen Servern in Deutschland. Die Spracherkennung für das Diktat läuft dort ebenso wie die übrigen KI-gestützten Funktionen mit lokal betriebenen Modellen.

Für Berufsgeheimnisträger, also Rechtsanwalts-, Patentanwaltskanzleien und Notariate, ist die Weitergabe von Inhalten an externe KI-Anbieter im System gesperrt. Die Sperre greift unabhängig von Einstellungen und Zusatzmodulen und auch dann, wenn eine Prüfung fehlschlägt.

Gehostet wird in Deutschland, je Kanzlei mit eigener, logisch getrennter Datenbank. Für Rechtsanwaltskanzleien, die JuristData von Anfang an mitgestalten möchten, gibt es den JuristData-Pilot 2027.

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