Kanzleisoftware für kleine Kanzleien und Einzelanwälte: worauf es ankommt

Große Kanzleien kaufen Software mit Projektteam, Schulungsplan und eigener IT. In der Kanzlei mit ein bis fünf Berufsträgern sieht die Lage anders aus:

• Wenig Zeit für Einführung: Die Umstellung läuft neben dem laufenden Betrieb. Was lange Schulungen braucht, wird im Alltag nicht genutzt.
• Vertretung muss funktionieren: Fällt jemand wegen Urlaub oder Krankheit aus, muss die Vertretung Akten, Fristen und offene Post sofort sehen können.
• Keine eigene Technik: Ein Server im Büro bedeutet Wartung, Updates und Datensicherung, die jemand verantworten muss.
• Kosten fallen stärker ins Gewicht: Lizenz, Einrichtung und Zusatzmodule verteilen sich auf wenige Köpfe.

Einige Anforderungen sind nicht Geschmackssache, sondern folgen aus dem Berufsrecht:

• Fristenkontrolle: Nach ständiger Rechtsprechung muss die Kanzlei durch ihre Organisation sicherstellen, dass Fristen zuverlässig notiert und überwacht werden. Die Software sollte Fristen berechnen, Vorfristen setzen und Erledigungen nachvollziehbar festhalten.
• beA: Seit 2018 besteht die passive Nutzungspflicht für das besondere elektronische Anwaltspostfach (§ 31a Abs. 6 BRAO), seit 2022 die aktive Pflicht, Schriftsätze an Gerichte elektronisch einzureichen (§ 130d ZPO). Ob und wie eine Software das beA anbindet, gehört zu den ersten Fragen.
• Verschwiegenheit gegenüber Dienstleistern: Wer Mandatsdaten einem externen Anbieter anvertraut, muss die Vorgaben des § 43e BRAO beachten, unter anderem eine Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit in Textform. Datenschutzrechtlich kommt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO hinzu.
• Datenexport: Akten müssen über lange Zeiträume verfügbar bleiben. Prüfen Sie, ob Sie Ihre Daten jederzeit vollständig und in einem offenen Format herausbekommen.

Für kleine Kanzleien ist die Frage nach dem Betriebsmodell oft die wichtigste Weichenstellung.

• Eigener Server im Büro: Die Daten liegen physisch in der Kanzlei. Dafür tragen Sie Wartung, Updates, Datensicherung und Ausfallvorsorge selbst oder über einen IT-Dienstleister.
• Betrieb im Rechenzentrum: Der Anbieter übernimmt Betrieb, Updates und Sicherungen; Sie arbeiten im Browser, auch von unterwegs oder im Homeoffice. Entscheidend sind dann Standort und Vertragsgestaltung: Wo stehen die Server, wer hat Zugriff, wie wird gesichert, was passiert bei Vertragsende?

Fragen Sie bei einem Angebot aus dem Rechenzentrum konkret nach: Hosting in Deutschland, Trennung der Daten je Kanzlei, Zwei-Faktor-Anmeldung, Häufigkeit und Prüfung der Datensicherungen.

Der Monatspreis je Berufsträger ist nur ein Teil der Rechnung. Vergleichen Sie Angebote über einen Zeitraum von etwa drei Jahren und beziehen Sie ein:

• Einrichtung und Übernahme der Altdaten,
• Schulung und Unterstützung in den ersten Wochen,
• Zusatzmodule, die Sie tatsächlich brauchen (zum Beispiel Buchhaltung, Diktat, Zeiterfassung),
• Kosten für Hardware, Wartung und Sicherung beim eigenen Server,
• Laufzeiten und Kündigungsfristen sowie die Kosten eines späteren Wechsels.

Eine Software, die günstig beginnt, aber den Datenexport erschwert, wird beim nächsten Wechsel teuer.

• Wie werden Fristen berechnet, und welche Feiertage werden berücksichtigt (Bundesland der Kanzlei)?
• Sieht die Vertretung alle Fristen und offene Post, ohne dass etwas umgestellt werden muss?
• Wie wird das beA angebunden, und was davon ist heute verfügbar?
• Wo werden die Daten gehostet, und wie ist die Verschwiegenheit nach § 43e BRAO vertraglich geregelt?
• Wer übernimmt die Einrichtung und die Übernahme der Altdaten?
• Wie bekomme ich meine Daten bei Vertragsende vollständig zurück?
• Kann ich die Software vorab an meinen eigenen Abläufen ausprobieren?

JuristData von Web4Data ist eine Kanzleisoftware im Browser, die auf kleine und mittlere Kanzleien ausgelegt ist. Heute in der Software vorhanden:

• Akten und Mandanten mit Beteiligten, Fristen und Dokumenten sowie Konfliktprüfung im Mandantenstamm,
• Fristen mit Kalender, Wiedervorlagen und Vier-Augen-Prüfung,
• Posteingang: E-Mails werden abgerufen und über Regeln der richtigen Akte zugeordnet,
• Dokumente aus Vorlagen und Bausteinen, Bearbeitung im Browser,
• Zeiterfassung und RVG-Rechner,
• Diktat mit Spracherkennung auf eigenen Servern.

Gehostet wird in Deutschland, je Kanzlei mit eigener, logisch getrennter Datenbank. Die beA-Anbindung ist geplant, eine DATEV-Schnittstelle vorbereitet. Web4Data ist in Hamburg ansässig.

Für Rechtsanwaltskanzleien, die JuristData von Anfang an mitgestalten möchten, gibt es den JuristData-Pilot 2027: 3–5 Plätze, drei Monate kostenlos, Einrichtung durch uns, Start Mitte Januar 2027. Prüfen Sie wie bei jeder Lösung die Funktionen anhand Ihrer eigenen Anforderungen.

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